Was Schweizer Freelancer jedes Jahr erledigen müssen (solo)

Für Einzelunternehmer ohne Angestellte folgt die Administration einem einfachen Rhythmus. Der grösste Teil des Jahres besteht aus laufender Tätigkeit. Einige wenige Pflichten entstehen zu festen Zeitpunkten oder wenn bestimmte Schwellen erreicht werden.

Start

Melden Sie sich als selbstständig bei Ihrer AHV-Ausgleichskasse an. Das bestätigt Ihren Status und bestimmt, wie Beiträge in Rechnung gestellt werden.

Während des Jahres

Der Alltag ist eher operativ als administrativ:

• Rechnungen ausstellen
• Ausgaben bezahlen
• Belege aufbewahren

In der Praxis dient das Bankkonto als wichtigste Referenz für Geldbewegungen.

Diese Sicht muss mit zwei Elementen ergänzt werden:

• offene Kundenrechnungen, also Beträge, die Ihnen geschuldet werden
• offene Lieferantenrechnungen, also Beträge, die Sie schulden

Zusammen reicht das in einfachen Fällen, um Einnahmen, Ausgaben und finanzielle Lage zu rekonstruieren.

AHV-Beiträge werden während des Jahres provisorisch bezahlt. Wenn sich das Einkommen wesentlich ändert, sollte die Ausgleichskasse informiert werden, um grosse spätere Anpassungen zu vermeiden.

Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind:

• MwSt auf Rechnungen anwenden, wo sie anfällt
• Abrechnungen gemäss zugewiesenem Rhythmus einreichen
• Steuer fristgerecht begleichen

Nach dem 31. Dezember

Am Jahresende wird die Tätigkeit zu einem stimmigen Bild verdichtet:

• gesamte Einnahmen und Ausgaben
• offene Forderungen und Verbindlichkeiten
• Vermögen und Schulden

Daraus wird der Geschäftsgewinn bestimmt.

Die Buchhaltungspflichten hängen von der Grösse ab:

• unter CHF 500'000 Umsatz: vereinfachte Aufzeichnungen genügen
• ab CHF 500'000 Umsatz: vollständige Buchhaltung ist Pflicht

Steuersaison

Der Geschäftsgewinn wird in der persönlichen Einkommensteuererklärung deklariert.

Geschäftsvermögen und Schulden müssen je nach Kanton ebenfalls deklariert werden.

Die Steuerveranlagung dient als Grundlage für die definitiven AHV-Beiträge:

• waren die provisorischen Zahlungen zu tief, wird ein Restbetrag fällig
• waren sie zu hoch, wird der Überschuss zurückerstattet

Schwellenwerte

Bestimmte Pflichten entstehen erst, wenn ein bestimmtes Aktivitätsniveau erreicht wird.

Umsatz über CHF 100'000:

• der Eintrag ins Handelsregister wird obligatorisch
• die MwSt-Anmeldung ist erforderlich, wenn der Umsatz in der Schweiz steuerbar ist

Diese Schwellen basieren auf Umsatz, nicht auf Gewinn, und bei der MwSt zählt der weltweite Umsatz.

Minimale Rahmenbedingungen

• Für Solo-Selbstständige gibt es keine obligatorische Pensionskasse oder Unfallversicherung.
• Wer Personendaten bearbeitet, untersteht dem Datenschutzgesetz.

Häufige Fehler

• Umsatz und Gewinn bei Schwellenwerten verwechseln
• MwSt-Anmeldung verzögern
• AHV-Einkommen während des Jahres nicht anpassen
• private und geschäftliche Finanzen mischen

Im Kern ist das System linear.

Transaktionen sammeln sich während des Jahres, werden am Jahresende zusammengeführt und dann einmal über Steuern und Sozialbeiträge gemeldet. Komplexität entsteht hauptsächlich durch Schwellenwerte und Timing, nicht durch die Grundstruktur.